Ao contratar um sistema online para coletar e armazenar dados, acessibilidade, segurança e baixo custo se tornam palavras de ordem para a escolha ideal.
Responda rápido: qual o recurso mais importante para uma empresa ou instituição?
Acertou se você pensou no conhecimento que ela detém.
É ele quem move todas as estratégias e permite que decisões mais assertivas sejam tomadas para o sustentabilidade de qualquer negócio.
Mas, tudo que representa valor para uma organização envolve um bocado de dinheiro e tarefas um tanto quanto complexas. Correto?
Nem sempre. Com as novas tecnologias e o acesso facilitado à informação que se tem hoje em dia, muitas tarefas foram simplificadas. Entre elas a gestão dos dados de uma empresa.
Saiba o que você tem a ganhar ao contratar um sistema online para a gestão dos dados da sua empresa.
Softwares sob medida não são mais a única alternativa
Até pouco tempo atrás, instituições das mais diversas, precisavam investir em estruturas robustas e em softwares sob medida. Se quisessem gerir suas informações de forma organizada e segura. Eles eram o único caminho para isso.
Entre as desvantagens encontradas neste cenário estava a exigência de profissionais especialistas em programação para operar estes sistemas.
Outra questão, que apesar de não ser uma regra, também contava muito na escolha. E estava na necessidade do cliente dispor de espaço físico para a infraestrutura.
Isso sem contar nos altos investimentos em licenças; nos custos de hospedagem; com sistemas de segurança e atualizações frequentes dos softwares, para manutenções e melhorias.
Dificuldades que deixaram de existir com uma valiosa tecnologia: os sistemas SaaS, ou Softwares como Serviço.
O sistema chegou para desbancar qualquer software sob medida. Permitindo que usuários comuns pudessem se conectar e usar aplicativos baseados em nuvem pela internet.
Logicamente que os sistemas sob-medida ainda possuem algumas vantagens sobre o SaaS.
A principal delas está na construção personalizada.
Apesar do sistema SaaS ter quase tudo que o cliente precisa, ele ainda é mais generalista neste sentido.
Ainda assim, é uma pequena desvantagem, se comparada ao tempo que o sistema estará disponível para os usuários.
Enquanto que um sistema sob medida leva meses e até anos para ser construído, um sistema SaaS está pronto para uso.
Além dessa, características como a usabilidade descomplicada, a segurança e o baixo custo destes softwares são algumas outras vantagens da ferramenta.
E ainda existem outras. Fique por dentro de tudo que eles podem fazer por você.
As vantagens de se contratar um sistema online
Contratar um sistema online, hoje, é a decisão mais acertada para empresas que desejam otimizar seus investimentos.
O mercado oferece uma infinidade de programas e aplicativos que permitem que diferentes organizações, de pequenas à grandes empresas, guardem seus dados em servidores externos.
Tudo isso, com direito a atualizações automáticas e suporte técnico remoto.
Sem contar na usabilidade muito simples, na segurança e no baixo custo para se contratar um sistema on-line ou mantê-lo.
Um sistema online ainda oferece outras vantagens. Entre elas:
Você paga somente pelo serviço que vai usar, de acordo com o nível de uso;
Você pode usar o software diretamente do seu navegador web, sem ter que baixar ou instalar qualquer software;
O acesso é facilitado. Qualquer usuário pode acessar o sistema de um computador ou dispositivo móvel conectado à internet;
Você pode acessar seus dados a qualquer hora e de qualquer lugar, porque eles ficam armazenados em nuvem;
Você pode iniciar suas tarefas prontamente. Uma vez que você não precisa instalar nada e os softwares já vem configurados.
Os softwares para coletar e armazenar dados e suas possibilidades
Com todas as vantagens que citei anteriormente, você encontra no mercado softwares para coletar e armazenar dados com estas mesmas características.
Isso foi uma conquista muito valiosa para as empresas. Em especial, para aquelas que trabalham com um grande volume de dados e precisam gerir suas equipes a distância.
Com estas ferramentas é possível distribuir tarefas e trocar informações com diversas pessoas ao mesmo tempo.
E ainda, criar estatísticas sobre o tempo empregado em cada tarefa, gerar filtros e gráficos dentro da própria plataforma.
Estes softwares atuam também como grandes agendas virtuais. E podem ser muito úteis para manter históricos de atendimento e acompanhar os resultados ao longo do tempo.
Neles é possível cadastrar clientes, fatos ou variáveis ambientais e diversas informações relacionadas a cada um deles. Seja por meio de documentos, fotos, cópias de emails e vários outros arquivos.
Com isso, ao contratar um sistema online para a coleta e armazenamento de dados, além dos ganhos em agilidade para localizar uma informação, se obtém mais qualidade e precisão neste processo.
Os dados são georreferenciados e se tornam auditáveis. Ficam armazenados em local seguro – em nuvem – e cada usuário utiliza login e senha para acessar.
Com este tipo de software se torna possível criar formulários, fazer monitoramentos, checklists, auditorias, vistorias e agrupar uma infinidade ilimitada de conteúdos e documentos em uma única plataforma.
E, para coletar todos estes dados, o usuário, dependendo da plataforma escolhida, nem precisa estar conectado à internet. Pode fazer isso de aplicativos instalados em um smartphone ou tablet.
Um exemplo que dá certo. Conheça o projeto Albatroz
O Projeto Albatroz é uma organização que trabalha há 27 anos pela conservação de albatrozes e petréis, aves oceânicas ameaçadas de extinção.
Essas aves sofrem impacto principalmente por conta da interação com a pesca de espinhel, a qual os captura incidentalmente.
Portanto, uma das linhas de trabalho do Projeto Albatroz, é realizada em parceria com empresas pesqueiras e esferas públicas a fim de promover ações de educação ambiental junto a pescadores.
Um intenso trabalho de monitoramento da pesca é realizado nos portos de Santos (SP), Cabo Frio (RJ), Itajaí (SC), Itaipava (ES) e Rio Grande (RS). A atividade tem o objetivo de sensibilizar pescadores a adotarem medidas de proteção em suas embarcações para evitar a captura incidental de aves marinhas pela pesca.
A grande complexidade deste trabalho está em manter uma comunicação ativa e eficaz entre todos os integrantes, distribuídos entre cinco estados brasileiros
E ainda, administrar, organizar e armazenar um volume intenso de dados, composto por infindáveis formulários técnicos.
Atividades estas, que chegam de embarcações e pescadores mapeados, onde se mantém um histórico contínuo de atendimento.
Além disso, o Projeto também requer o controle de muitas variáveis. Entre elas,a manutenção dos custos com transportes e com o próprio Projeto e ainda informações sobre as viagens de pesca, das aves capturadas incidentalmente, entre outras.
A solução encontrada pelo Projeto, foi migrar todos estes dados – levantados antes por processos manuais, que usavam papel e planilhas simples de Excel – para uma única plataforma: o Coletum.
Um software online, que chegou para conversar com todas as áreas, maximizando os dados e o tempo empregado nestes processos.
Os benefícios alcançados são inúmeros. E tem sido de extrema relevância para as atividades do Projeto.
O Coletum chegou para somar, gerar mais agilidade, segurança e reduzir custos com o Projeto Albatroz, e assim, garantir a conservação dos albatrozes e dos ambientes marinhos.