Fazer um eficiente controle de equipe de campo requer objetivos bem definidos, proximidade nas relações, dados confiáveis e o acompanhamento dos resultados.
Gerir equipes externas é sempre um grande desafio. É preciso garantir que todos os pontos de visita sejam cobertos, com excelência na execução e no menor período de tempo possível.
Todo esse processo pode ser facilitado com ajuda da tecnologia móvel, onde smartphones e tablets podem nortear a complexa tarefa de criar rotas mais eficazes e consistentes.
Quer descobrir como melhorar o controle de equipe de campo? Reunimos 4 dicas que poderão te auxiliar neste processo e otimizar o desempenho de seu time. Confira!
Acompanhe o status das tarefas da sua equipe externa em tempo real
Quando colaboradores estão em atividades externas e você não pode acompanhá-los presencialmente, uma das grandes dificuldades que se apresentam aos gestores é o acompanhamento do status de cada tarefa.
Saber se as visitas foram feitas, da forma e nos locais corretos é uma questão essencial e pode ser realizada com a ajuda de aplicativos móveis para a coleta de dados.
Com eles é possível distribuir melhor as atividades, tornando o trabalho mais dinâmico, rápido e econômico.
Isso porque as rotas podem ser estudadas e definidas levando-se em conta as coordenadas geográficas, os prazos e as prioridades de cada um dos responsáveis.
Fato que além de otimizar o trabalho da equipe pode também reduzir o consumo de combustível e outras despesas.
Troque informações e se comunique com sua equipe de forma clara e objetiva
Se a comunicação entre equipes dentro de uma mesma empresa já passa por ruídos, pode-se imaginar que a troca de informações entre equipes externas exija muito mais cuidado.
Para evitar dores de cabeça é preciso estabelecer canais de comunicação eficientes, centralizados e regulares com todos os membros.
Além de reuniões de acompanhamento, é importante que no dia a dia, também se mantenha uma proximidade.
Usando aplicativos de coletas de dados, é possível, além da rastreabilidade, acompanhar as tarefas com uma precisão incrível de detalhes, incluindo fotos dos locais e produtos… tudo com data, horário e permissões de acesso que tornam a comunicação mais dirigida e eficaz.
Melhore o controle de equipe de campo administrando o tempo e as atividades
A produtividade está diretamente ligada ao tempo e a forma com que cada rotina é executada.
É por isso que, fazer um eficiente controle de equipe de campo preconiza que as agendas estejam organizadas, possibilitando que os colaboradores trabalhem com um objetivo bem definido.
A melhor maneira de fazer isso é administrando o tempo e o cronograma das atividades, o que inclui a localização geográfica das rotas que a equipe faz.
A organização ajuda a reduzir custos e o tempo empregado pela equipe.
Checklists e formulários contendo um roteiro de questões, com campos otimizados e dinâmicos para as respostas são opções interessantes e orientativas nestes processos.
Crie históricos e compare os resultados obtidos ao longo do tempo
A disponibilidade e a segurança das informações, tanto na coleta como no armazenamento dos dados, é primordial para um controle de equipe de campo eficiente.
Para isso é preciso garantir que os dados levantados terão acesso fácil e no momento mais oportuno que você precisar deles, independente da hora ou do local de acesso.
O armazenamento de dados em uma nuvem segura, feito por softwares de coleta de dados é um recurso muito válido para isso.
Para operá-los não é necessário saber de programação, atualizar sistemas, ter máquinas robustas ou ainda espaço físico disponível para isso.
Em uma plataforma web, é possível inserir uma quantidade de dados ilimitada, que fica disponível em tempo real e em local seguro, podendo ser acessada a partir de qualquer dispositivo.
Com isso se torna possível manter históricos, com informações textuais, fotografias e outros documentos, identificar a localização e comparar os resultados obtidos ao longo do tempo.
Enfim, esses são apenas quatro pontos que precisam estar no seu radar quando a intenção é fazer um eficiente controle de equipe de campo.
Logicamente que sua estratégia não dependerá exclusivamente deles, mas, seguindo estas dicas você dará um grande passo em direção ao sucesso das suas operações.
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