Dados em sua forma bruta podem não fazer muito sentido quando isolados. É por isso que organizar dados de forma estratégica se torna essencial.
Não é novidade para ninguém a importância dos dados para as empresas, produtos e serviços, já que eles estão presentes no nosso cotidiano de diversas formas. Tanto que, até mesmo as pequenas empresas ou profissionais autônomos, por exemplo, já utilizam dados para tomadas de decisão e aprimoramento de serviços, além de diversas outras finalidades e vantagens comerciais e competitivas.
Sem dúvida, ter informações relevantes sempre em mãos é algo essencial para todos. Elas auxiliam equipes e gestores a tomar decisões, permitem avaliar riscos, aprimorar processos e alcançar melhores resultados como economia de tempo, recursos etc.
Seja uma grande empresa, que faz isso usando softwares robustos de big data e mineração de dados, ou uma pequena organização que usa uma simples planilha para guardar seus dados.
Só isso já seria um bom motivo para manter uma base de dados bem estruturada. Mas, mais do que isso, garantir um ambiente organizado e acessível é uma questão estratégica.
Quando os dados são armazenados eletronicamente e de forma automatizada, eles se tornam ainda mais valiosos. Você consegue ter mais precisão, mais agilidade e ser mais assertivo nas suas escolhas.
Já deu para entender, portanto, por que é importante manter um banco de dados consistente, organizado e disponível sempre que você precisar.
Mas, você pode ir mais além nesse contexto. Para fazer isso, basta que você se renda às facilidades de se trabalhar com um sistema em nuvem, para coletar e armazenar seus dados.
Essa questão de gestão de dados é uma novidade para você ou você tem dúvidas sobre coleta e armazenamento de dados?
Não se preocupe. Com esse artigo, você não só vai aprender o que são bancos de dados, como também, vai entender as vantagens da organização de informações de forma estratégica no seu dia a dia e como ela pode te auxiliar a obter otimização de processos. Acompanhe!
Afinal de contas, o que são bancos de dados?
Para chegar nessa resposta, é importante entendermos as diferenças entre aquilo que chamamos de dados e o que são informações. Podemos resumir que os dados são fatos brutos em sua forma primária, enquanto a informação é o agrupamento dos dados que, organizados, passam a fazer sentido e geram conhecimento.
Dados são fatos brutos, enquanto informações são os dados organizados e interpretados para ter significado. Dados são coletados e processados para se tornarem informações úteis para a tomada de decisão.
Então, a principal diferença entre dados e informações é que os dados são os fatos brutos que precisam ser organizados e interpretados para terem significado, enquanto as informações são os dados organizados e interpretados para serem úteis.
Tranquilo, né? Entendidas essas definições, voltemos à nossa questão inicial: os bancos de dados!
Podemos dizer que um banco de dados é uma estrutura organizada de dados, que se relacionam entre si para fazer algum sentido, e com isso gerar informações.
Com a criação dessa estrutura, podemos usar os dados contidos ali para gerar relatórios, criar filtros e gráficos e, enfim, fazer diversas análises (como a análise preditiva) e gerar conhecimento.
Podemos dizer, portanto, que organizar dados de forma estratégica é uma forma mais eficiente de armazenar e gerir informações importantes.
As limitações de usar planilhas para organizar dados
Nesse sentido, qualquer planilha ou um software contendo informações de vendas, dados de transações financeiras, estoque ou produção funciona como um banco de dados para organizar e gerir informações.
O Excel é um dos programas mais utilizados para este fim. Ainda assim, muitos profissionais já estão procurando outras tecnologias e ferramentas mais modernas e eficientes para gerir e armazenar seus dados.
Isso porque, os processos manuais costumam ampliar a possibilidade dos erros acontecerem. O que, com um sistema de coleta e armazenamento de dados, poderia ser reduzido ou até evitado.
As vantagens dos sistemas na organização dos dados
Entre as vantagens que você tem ao optar por um sistema em nuvem para coleta e gestão de dados, podemos citar:
Dados validados;
Interface intuitiva;
Segurança;
Facilidade de acesso;
Compartilhamento.
Veja porque está na hora de deixar de lado as planilhas em Excel e automatizar a organização dos dados, tornando-os acessíveis de qualquer lugar!
Dados precisos e escaláveis
Planilhas em Excel podem ser excelentes quebra-galhos para gerir as informações da empresa ou de um projeto. Entretanto, à medida que o negócio cresce é preciso evoluir e adotar sistemas automatizados para melhorar essa gestão.
Ao evoluir para um sistema de coleta e armazenamento de dados é possível aumentar a eficiência e a produtividade da sua gestão. Em especial, se você trabalha com um grande volume de dados.
Bancos de dados muito grandes, em Excel, tendem a travar, dependendo do computador. Enquanto isso, usando um sistema em nuvem você pode ter espaço ilimitado e toda informação fica armazenada em local seguro, a um clique de distância.
Maior agilidade
Por mais que se possa organizar dados em planilhas, elas não são ágeis e claras o suficiente quando o objetivo é fazer uma análise de dados. Por isso, você deve contar com um sistema automatizado.
Ele permite que você faça a gestão rápida e em tempo real dos seus dados. Além de oferecer rapidez e eficiência na consulta desses relatórios, com a ajuda de filtros, gráficos e informações georeferenciadas.
Alavanca os resultados
Controle completo em um só lugar: essa é uma das grandes vantagens quando você utiliza um sistema online para coleta e gestão de dados. Com isso, é possível pensar de forma global na sua empresa e, assim, alavancar os resultados ao mensurar e otimizar as suas KPIs (indicadores chave de performance).
Cada vez mais as empresas estão entendendo a importância da BI (Business Intelligence) como norte fundamental do seu sucesso, obtendo inovação de produtos e serviços, pesquisas de satisfação, aumento das vendas e da lucratividade.
Você tem ainda a possibilidade de reverter uma decisão rapidamente, já que as informações podem ser acompanhadas em tempo real. Coisa que em uma planilha seria mais difícil de se fazer e entender os processos como um todo.
Facilita a tomada de decisões
Além de manter sob controle qualquer dado acerca de um projeto ou negócio, com o uso de sistemas digitais você também pode ter mais segurança na sua tomada de decisão, contribuindo para uma gestão empresarial mais eficiente e rentável.
Isso porque, com sistemas especializados, você reduz os erros e retrabalho, e ainda, não perde tempo aguardando os dados serem digitados nas planilhas.
Como você pode ver, os dias em que você poderia contar com processos manuais para gerir e armazenar informações chegaram ao fim. O futuro pertence aos profissionais que conseguem otimizar suas rotinas e guiam seus esforços por dados consistentes (data driven) e métodos produtivos.