Documentar as ações realizadas possibilita dar mais transparência às atividades de ONGs e Associações. Descubra como formulários de controle podem ajudar nessa missão.
Ser um empreendedor no Brasil não é tarefa fácil. Mais ainda quando falamos em organizações sociais.
Contudo, o segredo do sucesso é o mesmo para todos: informação, inovação e profissionalismo.
Neste cenário, a utilização de instrumentos de controle potencializam e podem tornar mais fácil a gestão administrativa de ONGs e Associações. E isso independe da sua área de atuação. Organizações da sociedade civil, Startups, Negócios Sociais, entre outros setores têm muito a ganhar com eles.
Os formulários de controle são bons exemplos disso. Com eles, você pode registrar suas atividades e organizar seus documentos. E ainda, gerir, avaliar suas tarefas e acompanhar tudo bem de perto.
Agora vamos entender como funciona o instrumento para você usá-lo da melhor forma para qualificar a sua gestão.
Gestão e responsabilidades no terceiro setor
Em tempos de corrupção e de descrédito da população com relação ao governo e a atuação das empresas, nada mais adequado do que abordarmos o tema “transparência”.
Até porque, apesar das organizações do terceiro setor não possuírem fins lucrativos, boa parte dos recursos que as mantém são provenientes de doações, tanto da sociedade civil como do poder público.
Dentro desse contexto, documentar as atividades para a prestação de contas se torna essencial. A gestão destas ações fornece o que é necessário para o bom funcionamento da instituição e dá mais transparência às suas atividades.
Como formulários de controle podem qualificar essa gestão?
A gestão administrativa e os controles nela estabelecidos tem como finalidade monitorar as atividades realizadas pelas instituições, bem como prevenir conflitos de interesses, certificar que as normas estão sendo cumpridas, e justificar os resultados alcançados.
Na teoria parece simples, mas o empreendedor social pode se deparar com muitas complicações. Controlar todas as variáveis da melhor forma pode ser uma grande dificuldade. Nesse aspecto os formulários de controle podem ajudar.
Isso porque, esses instrumentos possibilitam um controle mais amigável e acessível, de forma prática e segura.
Tudo é feito dentro de uma única plataforma – totalmente online – capaz de reunir todas as informações necessárias ao bom funcionamento de uma ONG ou Associação.
A tecnologia é uma ferramenta poderosa nas causas sociais
A frase acima mencionada resume as principais vantagens de se utilizar um sistema online para criar formulários de controle: eles colaboram com a sustentabilidade da própria instituição e melhoram a relação dessas entidades com os seus públicos de interesse.
Ainda assim, os formulários de controle são ferramentas que possibilitam realizar outras diversas ações em prol da qualificação dessa gestão.
Utilizando esse recurso o empreendedor social consegue:
Cadastrar potenciais doadores
Sem um sistema que ajude a fazer o controle das doações fica difícil conhecer o perfil dos doadores. Além disso, é preciso identificar as causas de uma possível não contribuição.
Nesse aspecto, o uso de formulários de controle eletrônicos ajuda você a identificar e a manter um banco de dados atualizado. O que facilita e muito para você entender a origem das doações e melhorar seus resultados.
Monitorar e fazer o relatório das atividades
O relatório de atividades é uma obrigatoriedade para ONGs e Associações. E nada melhor para facilitar todo esse trabalho do que contar com formulários de controle para construí-los.
Por meio desse instrumento é possível registrar os números, as origens dos recursos, detalhar a infraestrutura e tudo o que possa deixar explícito os resultados alcançados. Depois, fazendo uma busca nesse acervo, descrever o relatório de atividades será muito mais prático e assertivo.
Armazenar e zelar por toda a documentação produzida
O armazenamento correto dos documentos comprobatórios (como contratos, termos de parcerias, convênios e certidões) é essencial para a transparência das atividades de ONGs e Associações.
Entretanto, pode ser algo bem complexo de se fazer quando feito manualmente. Além do espaço físico para armazenar tamanha papelada, perderia-se horas para localizar qualquer documento.
Enquanto que, em um sistema virtual isso não acontece. Ao criar formulários de controle, você pode digitalizar e anexar qualquer arquivo e armazená-los de forma segura neste ambiente, que funcionará como um poderoso banco de dados.
Fazer inventários patrimoniais
A criação de inventários é outro recurso interessante dos sistemas que possibilitam a criação de formulários. Com esse instrumento, fazer inventários patrimoniais é muito simples. Você pode registrar todos os bens patrimoniais móveis e imóveis da sua instituição e depois criar um relatório a partir deles.
Você pode anotar, por exemplo, as características dos bens, a data e a forma da aquisição, o local e o valor. E ainda, contar com ferramentas geoespaciais para localizar esses pontos em um mapa interativo, o que tornará a visualização destes dados mais agradável.
Apresentar relatórios mensais
Observar corretamente a situação da ONG ou Associação dá mais certeza sobre o seu futuro. Isso fortalece suas relações com seus públicos de interesse. Isso porque, com a divulgação destes dados elas obterão muito mais credibilidade diante da sociedade.
E nisso, os formulários de controle também podem ajudar. Com recursos que os sistemas oferecem o empreendedor social pode gerar relatórios, criar filtros e gráficos com um simples toque. Depois, é só exportar esses dados e divulgá-los em uma página na internet, panfletos informativos e murais.
Automatizar tarefas para ganhar mais tempo
O uso da tecnologia para automatizar tarefas manuais é algo que muito se tem visto no mundo dos negócios. Porém, é algo ainda novo para as organizações do terceiro setor.
Um bom exemplo dessa funcionalidade está na coleta de dados nas ruas. A abordagem com pranchetas, papel e caneta, além de demandar tempo, abre muito a margem de erro. Para instituições sociais isso é um grande problema. Afinal, qualquer divergência pode colocar a reputação da entidade em risco.
Através dos formulários digitais, a coleta de dados se torna muito mais rápida e precisa. Uma vez que os dados já entram válidos e digitalizados no sistema. Como resultado, você tem todo o controle que precisa e a agilidade que procura em uma única plataforma.
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