Descubra 4 ferramentas inovadoras para o armazenamento e organização de dados, acessadas pela internet, que irão facilitar a vida de quem trabalha em equipe.
Seja para guardar fotos, documentos, arquivos ou dados recorrentes de um projeto, ter um local seguro para armazenar e organizar todo esse volume de informação já não é uma opção, mas sim uma prioridade.
É a gestão correta destes dados que protegerá todo o histórico de atendimento, conteúdos sigilosos e outros arquivos relevantes para o desenvolvimento de um trabalho ou para uma organização como um todo.
Se forem extraviados, estes dados podem trazer inúmeros prejuízos. Inclusive gerar grandes rombos financeiros.
Aliás, você sabia que, uma a cada quatro empresas, ou seja, 23% delas, já sofreu pelo menos uma violação de sistema que resultou na perda de dados de clientes ou funcionários?
Isso sem contar nos apertos que muitas pessoas passam na tentativa de acessar uma informação em um arquivo local, que justamente nesta hora, não está disponível.
Já passei por isso e pode ter certeza, foi bem embaraçoso. Imagine-se na minha situação, em um cliente, tentando abrir um arquivo – em um HD externo – que resolveu dar problema quando eu mais precisava dele. Desesperador, não é mesmo?
Ainda bem que hoje, há diversas ferramentas que ajudam no armazenamento e organização de dados em nuvem.
Com elas já não precisamos mais nos limitar as mídias físicas. Nosso acesso se tornou muito versátil e o armazenamento muito mais seguro.
Mas, com tantas opções, chegar no software ideal pode ser um tanto complexo.
Checklist essencial: uma seleção para facilitar suas escolhas
Pensando nisso, neste artigo, criei uma lista com alguns serviços de armazenamento e organização de dados em nuvem bem interessantes.
Cada uma delas tem funções diferentes, mas todas ajudam a organizar o mundo real armazenando as informações em plataformas virtuais.
Acredito que elas sejam muito úteis para você, que trabalha em equipe e precisa gerenciar um grande volume de dados.
Elas são muito fáceis de usar; te permitem concentrar suas informações em um único lugar e organizam sua vida; tornando seus dados acessíveis, a qualquer hora e em qualquer lugar.
Fique por dentro das tecnologias para armazenamento e organização de dados mais inovadoras.
Evernote
O Evernote é uma excelente opção para você guardar ideias; artigos; capturas de páginas web; e dados de pesquisa que você usou para desenvolver o seu projeto.
Todo o conteúdo gerado fica armazenado de forma segura, e você pode catalogá-lo de forma eficiente para encontrar uma anotação ou usá-la no futuro.
Fotos, vídeos e outros conteúdos da internet podem ser adicionados facilmente as suas anotações. E você pode compartilhar tudo isso com outros membros da sua equipe.
FileMaker
O FileMaker é uma boa opção para indivíduos e empresas que desejam criar um banco de dados próprio, alimentando-o diariamente com informações de seu interesse. Mas também serve para desenvolvedores.
O sistema de busca é um dos diferenciais da ferramenta. Ele permite localizar os arquivos por data, título, e outras palavras-chaves no interior dos conteúdos.
Também é possível gerar gráficos e visualizações com os dados de diferentes arquivos dentro da plataforma.
Highrise
O Highrise funciona como uma grande agenda profissional e pode ser muito útil para pessoas que trabalham com dados contínuos ou atendem frequentemente os mesmos clientes.
No software é possível cadastrar contatos e as informações relacionadas à eles. Arquivos, e-mails e outros dados podem ser armazenados por contato. O que ajuda a ter um histórico bem completo.
A usabilidade pode não ser muito prática, caso você não tenha domínio do inglês.A plataforma ainda não tem uma versão em português.
Ainda assim, é muito útil para você rastrear seus leads, gerenciar follow ups e distribuir tarefas entre outros membros da sua equipe.
Coletum
Quando falamos em armazenamento e organização de dados em projetos ou pesquisas não podemos nos limitar simplesmente a organização de planilhas ou a ordenação de documentos.
O trabalho é mais profundo e envolve processos que ordenem desde a coleta à análise dos resultados. Além de todo trabalho em equipe. E o Coletum é a solução ideal para isso.
Com ele você consegue criar formulários personalizados, com tipos de perguntas específicas e dados padronizados.
E mais. Os formulários podem conter fotos (inclusive tiradas na hora), arquivos e outros anexos.
E você ainda pode compartilhar tudo isso com sua equipe. E cada membro pode acessar qualquer dado, de qualquer lugar e ao mesmo tempo. Com segurança e agilidade.
A ferramenta ainda permite gerar filtros e gráficos para facilitar a visualização dos dados coletados e obter informações em tempo real para avaliar as tarefas em andamento.
Você também pode editar os preenchimentos, visualizar em uma mapa interativo os locais de coleta, e exportar seus dados para acessá-los em outras ferramentas, como o Excel, Access, R, MATLAB, SAS/STAT, entre outras.